Das Wichtigste in Kürze
- Die meisten Betriebe haben kein Mengenproblem, sondern ein Qualitätsproblem: Zu viele Anfragen führen nie zu einem Auftrag.
- Fünf Angaben entscheiden fast immer: Leistung, Umfang, Fotos, Zeitrahmen und Budgetrahmen.
- Wer diese Angaben vor dem ersten Termin erfragt, sortiert früh aus und hat mehr Zeit für die Aufträge, die sich lohnen.
Das eigentliche Problem ist nicht die Menge
Fragt man Inhaber kleiner Betriebe, ob sie mehr Anfragen wollen, sagen viele zuerst ja. Fragt man nach, wie viele der letzten zwanzig Anfragen zu einem Auftrag geworden sind, wird es still. Ein großer Teil führt zu nichts: eine Preisfrage ohne Angaben, ein Wunsch, der nicht zum Angebot passt, ein Termin, zu dem niemand erscheint.
Jede dieser Anfragen kostet trotzdem Zeit. Eine Rückfrage per Nachricht, ein Telefonat, vielleicht ein Termin vor Ort, ein Angebot, auf das nie eine Antwort kommt. Einzeln wirkt das harmlos. Über ein Jahr summiert es sich zu Wochen, die Sie nicht abrechnen können.
Mehr Anfragen lösen dieses Problem nicht. Sie vergrößern es. Was hilft, ist ein Filter vor dem ersten Termin.
Woran Sie eine unpassende Anfrage erkennen
Unpassend heißt nicht unhöflich oder unseriös. Es heißt nur: Dieser Auftrag passt gerade nicht zu Ihrem Betrieb. Die Signale sind fast immer dieselben:
- Nur eine Preisfrage. „Was kostet das ungefähr?“, ohne Umfang, ohne Fotos, ohne Zeitrahmen. Eine seriöse Zahl ist so nicht möglich.
- Eine Leistung, die Sie nicht anbieten. Oder nur am Rand, mit viel Aufwand für wenig Ertrag.
- Ein Budget weit unter Ihrem üblichen Auftragswert. Das ist kein Vorwurf, nur ein Hinweis, dass Sie und der Kunde nicht zusammenpassen.
- Ein Zeitrahmen, der nicht realistisch ist. „Bis nächste Woche“ bei einem Auftrag, der drei Wochen Vorlauf braucht.
- Ein Ort außerhalb Ihres Einzugsgebiets. Jede lange Anfahrt frisst die Marge.
- Keine Reaktion auf Rückfragen. Wer zwei Nachfragen unbeantwortet lässt, hat meist schon woanders zugesagt.
Fünf Angaben, die vor jedem Termin feststehen sollten
Statt jede Anfrage einzeln zu bewerten, legen Sie einmal fest, was Sie wissen müssen, bevor Sie Zeit investieren. Bei den meisten Betrieben sind es diese fünf Angaben:
- Was genau soll gemacht werden? In einem Satz, mit den Worten des Kunden.
- Wie groß ist der Umfang? Fläche, Stückzahl, Dauer, je nachdem, was bei Ihnen den Preis bestimmt.
- Fotos oder Unterlagen. Ein Bild ersetzt oft den ersten Termin vor Ort.
- Wann soll es losgehen? Ein Wunschtermin oder ein Zeitraum.
- Welcher Budgetrahmen ist geplant? Als grober Rahmen, nicht als Verhandlungsposition.
Liegen diese fünf Angaben vor, können Sie in wenigen Minuten entscheiden: Termin anbieten, Preisrahmen nennen oder freundlich absagen.
Freundlich filtern, ohne abzuschrecken
Die Sorge, mit Fragen Kunden zu vergraulen, ist verständlich und meist unbegründet. Wer ernsthaft einen Auftrag vergeben will, beantwortet fünf kurze Fragen gern, weil er merkt, dass sich jemand kümmert. Entscheidend ist der Ton:
- Sofort antworten, dann fragen. Erst die Bestätigung, dass die Anfrage angekommen ist, dann die Fragen. Nie umgekehrt.
- Den Nutzen nennen. „Damit ich Ihnen schnell einen passenden Preis nennen kann“ wirkt anders als ein nacktes Formular.
- Einen Preisrahmen offen zeigen. Wer weiß, wo Sie ungefähr liegen, sortiert sich selbst aus, bevor Sie Zeit investieren.
- Absagen mit Anstand. Eine kurze, freundliche Absage mit einer Empfehlung ist besser als Schweigen. Sie spricht sich herum, im guten Sinn.
Rechnen Sie einmal nach
Nehmen Sie Ihre letzten zwanzig Anfragen und zählen Sie, wie viele zu einem Auftrag geworden sind und wie viel Zeit in den Rest geflossen ist. Wer das ehrlich tut, ist meistens überrascht. Für eine schnelle Schätzung gibt es den Rechner auf der Leistungen-Seite: Anfragen pro Woche, Anteil unpassender Anfragen, Zeit pro Anfrage und Ihr Stundensatz, und Sie sehen den Wert pro Jahr.
Was Sie heute tun können
- Schreiben Sie Ihre fünf Fragen auf und speichern Sie sie als Antwortvorlage auf dem Handy und im Mailprogramm.
- Nennen Sie auf Ihrer Webseite einen Preisrahmen für Ihre häufigsten Leistungen.
- Legen Sie einen Mindestauftragswert und Ihr Einzugsgebiet fest, für sich selbst, bevor die nächste Anfrage kommt.
- Gehen Sie Ihre letzten zwanzig Anfragen durch und markieren Sie, welche Sie mit den fünf Angaben früher hätten aussortieren können.
Von Hand funktioniert das, solange der Alltag es zulässt. Mein Anfragen-Autopilot übernimmt genau diesen Teil: Er antwortet sofort, erfragt die fünf Angaben und sortiert vor. Sie sehen nur noch, was zu Ihrem Betrieb passt. So sieht das aus.
Aleksandra DalakFachinformatikerin für Systemintegration und Gründerin von NovaFlow Services in Krefeld. Mein Anfragen-Autopilot sorgt dafür, dass Betriebe bessere statt mehr Anfragen bekommen.